Apesar de custos e despesas serem palavras semelhantes, possuem significados distintos em um planejamento financeiro escolar.  

Uma escola precisa mais do que dinheiro para continuar com sua missão de educar. Assim como qualquer empresa, é necessário ter uma gestão financeira atenta aos lucros e resultados - e parte desse controle é entender a diferença entre custos e despesas educacionais. 

Seja você da área financeira ou não, saber qual é a diferença entre custo e despesa levará mais controle na rotina escolar e objetividade durante as tomadas de decisões. Por isso, recomendamos que você siga lendo esse texto completo sobre o assunto!  

Qual a diferença entre custo e despesa? 

Para compreender com mais facilidade as diferenças entre custos e despesas corporativas, é importante saber o conceito por trás de cada um dos termos.  

O que é custo? 

Custo pode ser definido como os gastos necessários para obter um determinado bem ou serviço. Isto é, para produzir o produto final, a empresa terá custos. 

Esses custos podem envolver desde a contratação de colaboradores até a compra de matérias-primas e máquinas - em outras palavras, todos os componentes necessários para garantir uma produção tranquila.  

Exemplos de custos em uma escola 

Como o Gênio das Finanças é uma solução para escolas, sabemos que a maioria dos nossos leitores estão no meio educacional. Ou seja, a definição que citamos acima está um pouco distante dessa rotina, não é mesmo? 

Mas isso não significa que uma escola não possui custos! Em uma instituição educacional, os custos estão relacionados ao ensino e à manutenção do espaço físico, como: 

• folha de pagamento dos professores e profissionais relacionados à educação e manutenção do espaço físico escolar; 
• tributação incidente sobre a folha de pagamento dos colaboradores; 
• materiais utilizados em sala de aula pelos estudantes; 
• gastos focados na manutenção escolar, desde pincéis até materiais de construção para consertos e reparos. 

O que é despesa? 

Se nos custos estamos focados nas necessidades, as despesas têm como foco a administração de uma empresa, assim como investimentos que possibilitam o crescimento da instituição. 

Apesar de as despesas não serem vistas como prioridade na rotina, elas são essenciais para manter ou impulsionar qualquer negócio.  

Exemplos de despesas em uma escola 

Se uma instituição escolar está focada em aumentar o número de matrículas e expandir seu alcance, alguns exemplos de despesas que podem estar incluídas na gestão financeira são: 

• implementação de tecnologias educacionais e administrativas; 
• folha de pagamento do setor administrativo, visando possíveis contratações futuras; 
• gastos com ações de publicidade e marketing; 
• eventos, workshops e parcerias com empresas para aumentar a visibilidade da escola; 
• cursos de especialização para os colaboradores. 

Qual a diferença entre custo e despesa? 

Podemos resumir a diferença entre custo e despesa com a funcionalidade que esse gasto terá em uma instituição. Enquanto os custos são gastos necessários e focados no funcionamento da escola, as despesas são vistas como investimentos que podem ser reduzidos ou aumentados, dependendo da situação financeira da instituição. 

Também é relevante entender que os custos e as despesas podem ser fixos ou variáveis. Enquanto os custos e despesas fixas são os cobrados igualmente todos os meses, as variáveis mudam conforme a necessidade e quantidade de cada mês. 

Isso significa que uma escola, ao contratar todo bimestre a entrega de 20 caixas de pincéis de lousa, possui um custo fixo. Já a compra adicional de 10 apagadores, será um custo variável. 

Como avaliar os custos e despesas escolares a fim de evitar desperdícios?  

Apesar de ser vista como um espaço educacional, uma escola não deixa de ser uma empresa. Por essa razão, é primordial realizar um acompanhamento financeiro atento, a fim de evitar desperdícios e maximizar oportunidades de crescimento. 

Mas dentre tantos custos e despesas, como saber quais são essenciais e quais podem ser reduzidos ou eliminados?  

Entenda quais são todos os custos e despesas da escola 

É impossível aprimorar o planejamento financeiro escolar sem entender, em detalhes, todos os gastos corporativos. Assim, o primeiro passo para diferenciar custos e despesas (e avaliar possíveis reduções) deve ser a reunião e organização de todas as informações financeiras da instituição.  

Leia também: O que é sustentabilidade econômica e qual sua relação com a escola? 

Revise os custos institucionais 

Apesar da maioria dos custos institucionais serem necessários, é possível encontrar reduções que não afetam a rotina escolar. Desde buscar fornecedores mais baratos até contratar ferramentas que automatizam processos burocráticos e extensos. Essa revisão dos gastos também pode trazer mais inovação à instituição. 

E atenção: é sugerido revisar os custos antes das despesas, já que essa é a área mais relevante para a escola. Ou seja, é a última que passará por cortes extensos ou reduções abruptas. 

Avalie a efetividade e necessidade das despesas escolares 

Com os custos escolares analisados e concretizados, é hora de olhar para a segunda parte do planejamento financeiro escolar: as despesas. Ao saber o valor disponível no orçamento para investimentos, a equipe ganha mais clareza de quais ações podem seguir ativas e quais devem ser adiadas. 

Já os recursos que seriam aplicados em investimentos, podem ser guardados em uma reserva de emergências ou alocados para resolver pendências que costumam ser postergadas. 

O orçamento não deve ser a única preocupação financeira da escola!  

Esperamos que esse artigo o tenha ajudado a esclarecer as diferenças entre custos e despesas, levando mais saúde financeira para sua escola. Entretanto, acreditamos que a educação financeira merece um espaço maior que a tesouraria: ela também pode entrar na sala de aula. 

Se você deseja entender como a educação financeira pode trazer mudanças positivas na vida dos estudantes, recomendamos a leitura do artigo “Entenda tudo sobre educação financeira nas escolas”. Até a próxima!