Ao imaginarmos a rotina escolar, visualizamos a relação entre professor e aluno como prioridade. Entretanto, muitas pessoas e processos são necessários para que a instituição prospere, um deles é a gestão financeira. 

Não podemos esquecer que escolas são empresas e dependem da circulação de capital para investir em novas tecnologias, fazer manutenção do patrimônio e pagar toda a equipe sem atrasos.  

Então, como fazer uma boa gestão financeira? Continue a leitura para encontrar tudo que a sua escola precisa saber sobre gestão financeira para ser bem-sucedida!  

O que é gestão financeira? 

Gestão financeira, de acordo com o Sebrae (Serviço Brasileiro de Apoio às Micro e Pequenas Empresas), é um conjunto de ações e procedimentos administrativos relacionados com: 

• planejamento de resultados a serem alcançados, levando em conta fatores diversos; 
• execução da gestão financeira em todas as etapas; 
• análise para melhorar processos e buscar oportunidades de otimização; 
• controle das atividades financeiras para se certificar que os processos estão atingindo as metas planejadas. 

Ou seja, ao investir em uma gestão financeira de qualidade, uma empresa busca o melhor resultado com o maior lucro possível. Para o Sebrae, a gestão financeira opera em três frentes de ação: 

• Gestão do caixa no dia a dia: administrar as entradas e saídas de recursos financeiros relativos a vendas, prestação de serviços, pagamentos de fornecedores, salários, tributos e despesas; 
• Gestão de investimentos: modernização ou compra de novos equipamentos quando a empresa resolve expandir; 
• Gestão de crises: envolve renegociação de prazos com clientes e fornecedores, dívidas em instituições financeiras, protestos ou negativações. 

Além disso, a gestão financeira também influencia diretamente o Projeto Político Pedagógico (PPP), documento onde constam as informações sobre a prática e objetivos pedagógicos de uma escola ou universidade. 

Se é por meio do PPP que toda a comunidade escolar pode saber sobre o planejamento pedagógico e currículo de atividades, as práticas de gestão financeira devem estar presentes para explicar a destinação de recursos. 

Confira também: Como as escolas podem incentivar o empreendedorismo nos alunos? 

Qual é a importância da gestão financeira para as empresas? 

De acordo com dados divulgados pelo Ministério da Economia, mais de 1,4 milhão de negócios formais fecharam as portas em 2021. Esse cenário, apesar de atípico, mostra quão necessária é a gestão financeira.  

Quando bem-feito, o gerenciamento é a base na qual uma empresa pode crescer e se desenvolver. Afinal, uma instituição financeiramente saudável sabe quando, como e quanto utilizar de seus recursos. Mas quando a gestão financeira é deixada de lado, os riscos de endividamento aumentam e é possível que a empresa entre em falência.  

Sabemos que equilibrar todos esses “pratos” pode ser um desafio. Mas acreditamos que o próximo tópico deste conteúdo ajudará sua escola a ter mais controle financeiro!  

5 dicas de gestão financeira para escolas

Reduza custos

A economia de todo país é cíclica. Isso significa que mesmo que sua escola não apresente problemas de capital de giro no presente, é possível que isso aconteça no futuro. Por isso, é sempre aconselhável examinar quais gastos são desnecessários e que podem ser cortados ou reduzidos. 

Entretanto, é preciso muito cuidado na redução de despesas quando falamos do setor educacional, pois, por se tratar de um serviço de grande responsabilidade, é essencial que a escola não perca o foco do seu principal cliente: o aluno.  

Então, onde reduzir os gastos? Três sugestões simples são:  

• uso consciente da água: uma escola precisa ter vários banheiros, o que significa um enorme consumo de água em torneiras e descargas. Válvulas automáticas e campanhas de conscientização são investimentos que otimizam essa despesa; 
• utilização inteligente da luz: muitos de nós sentimos no bolso a alta da energia elétrica nos últimos anos. Para combater esse gasto adicional, é possível trocar lâmpadas comuns por LED, instalar sensores de movimento para evitar que as luzes fiquem acesas sem necessidade ou investir em painéis de energia solar; 
• consumo de papel e energia elétrica de impressoras: ao invés de imprimir inúmeras folhas de provas, chamadas e exercícios, é possível implementar aplicativos que reduzem ou até eliminam esses gastos. 

Crie um fundo de emergências 

Caso a redução de custos seja bem-sucedida, é provável que sua escola tenha um caixa mais saudável e conquiste a oportunidade de iniciar um fundo de emergências. 

Seja em consertos urgentes na infraestrutura ou gastos adicionais com funcionários, é possível que sua equipe passe por algumas surpresas. Por isso, ter uma parte do seu orçamento separada para emergências é importante na montagem de uma gestão financeira eficiente. 

Revise os métodos de cobrança usados pela escola 

A inadimplência está presente em quase todas as empresas, inclusive nas instituições de ensino. Apesar de ninguém deixar de quitar um pagamento propositalmente, cabe à escola entender os problemas que estão gerando atrasos e os métodos de cobrança mais eficientes para garantir resultados positivos.  

Leia também: Entenda tudo sobre educação financeira nas escolas 

Implemente métricas financeiras 

Para que a gestão financeira escolar seja efetiva, ela deve ser pautada em resultados desafiadores, mas alcançáveis. Algumas métricas que podem ser implementadas para tornar a gestão mais objetiva, são: 

• rentabilidade das ações investidas, a fim de entender se as ações estão oferecendo resultados positivos ou não; 
• despesas fixas e variáveis que sua escola terá, e qual o limite de gastos para cada uma delas; 
• ponto de equilíbrio, ou seja, o valor mínimo necessário de captação para “pagar” todas as suas operações. 

Priorize a gestão de caixa  

É impossível reduzir custos, implementar métricas ou ter um fundo de emergências se a gestão do caixa não está sob constante supervisão. Registrar as entradas e saídas, com valores e datas, é o primeiro - e mais importante - passo para que sua escola tenha uma gestão financeira de sucesso. 

Apenas com um estudo mensal de gastos e ganhos sua escola terá o conhecimento necessário para aplicar mudanças positivas a toda a comunidade escolar.  

E essa compreensão se torna mais fácil com os aplicativos de gestão financeira gratuitos ou de baixo custo disponíveis no mercado, como os que citamos no próximo tópico! 

3 plataformas para auxiliar na gestão financeira escolar 

MarketUp 

Recomendado pelo Sebrae, essa plataforma ERP 100% gratuita possui uma série de recursos que facilitam a rotina financeira da escola e agilizam a tomada de decisões. Dentre os diferenciais que descomplicam a gestão financeira no MarketUp, estão: 

• plataforma on-line, ou seja, não ocupa espaço nos computadores da equipe; 
• todas as informações estão criptografadas e backups são realizados diariamente; 
• a plataforma possui uma equipe de suporte à disposição dos usuários. 

Hábil Empresarial 

Disponível em diversas versões, inclusive gratuita, o Hábil é um sistema de gestão empresarial que possui funcionalidades, como: 

• consulta rápida de clientes e fornecedores; 
• criação e alteração de relatórios; 
• controle de entradas e despesas; 
• fluxo de caixa; 
• lembretes de contas. 

ContasOnline 

Nossa terceira ferramenta indicada para gestão financeira oferece apenas 14 dias de teste grátis. Entretanto, existem planos anuais a partir de R$ 185,00, ou seja, um valor alcançável para muitas instituições.  

Dentre os recursos do ContasOnline que podem ajudar sua escola a ter mais controle das finanças, vale a pena citar: 

• classificação das despesas por categorias; 
• controle de saldo de contas bancárias; 
• cadastro de clientes e fornecedores; 
• marcação de lançamentos para agrupamento; 
• avisos de contas a pagar e valores a receber por e-mail; 
• tem o programa em versão aplicativo para mobile; 
• possibilidade de lançamentos recorrentes, cadastrando uma vez a despesa e elencando como recorrente, a mesma se repetirá de acordo com os prazos fixados; 
• controle de cobrança para emissão de boletos bancários; 
• exportação e importação de dados e planilhas; 
• gera relatórios; 
• emite recibos; 
• oferece gráficos para análises de dados; 
• permite definição de metas; 
• fluxo de caixa. 

Como você pôde ver, a gestão financeira é parte essencial do sucesso de uma escola. Mas é claro que essa é apenas uma das ferramentas que trarão mais controle ao seu negócio. 

Se você quer destacar sua escola diante a concorrência, uma gestão financeira eficiente não é suficiente para alcançar esse objetivo. Por isso, recomendamos a leitura do conteúdo “O que é sustentabilidade econômica e qual sua relação com a escola?”, que ajudará sua instituição a dar o próximo passo em direção ao sucesso.